 |
|
| SYSTEM INFORMOWANIA KIEROWNICTWA |
| [Spis treści] | TELEINFO nr 01/2000, 3 stycznia 2000 r. | [Strona główna] |
|
Marek Mejssner
Management Information System (MIS), czyli System Informowania Kierownictwa, staje się jedną z podstawowych aplikacji w środowiskach informatycznych budowanych na potrzeby wspomagania zarządzania firmą. Według analityków czeka ją jeszcze bardziej świetlana przyszłość - będzie stanowić jądro systemów prognozowania, koordynowania i sterowania firmą w collaborative commerce Gartner Group lub w E-clusters Systems Jamesa Randalla. Aplikacje i moduły MIS stanowią coraz bardziej rosnącą na znaczeniu część systemów do wspierania zarządzania lub środowisk do monitorowania i planowania działań firmy. Nie chodzi tu przy tym o "klasyczne" ERP/MIS, według wdrożeń których zaczęto w połowie lat 90. mierzyć kondycję gospodarki, określać branże przodujące i zapóźnione w danym kraju czy nawet regionie. Nowa klasa systemów ERP, a co za tym idzie MIS, jest tworzona wokół innych już kategorii z zakresu zarządzania, których wyrazem są pojęcia c-commerce, front office, zarządzanie komponentami i outsourcing systemowy. Te "wynalazki" zastosowane razem w jednym systemie mają sprawić, że pojawi się zupełnie nowa klasa oprogramowania, mająca się do ERP tak, jak one same różniły się od MRP. Różnią się one od MIS z lat 90. tak samo, jak te różniły się od systemów projektowania produkcji z końca lat 70. Jest więc pewne, że te nowe systemy całkowicie zmienią sposób zarządzania przedsiębiorstwem. Pierwsze pojęcie c-commerce (collaborative commerce) zakłada, że aplikacje w firmach partnerskich bądź współpracujących ze sobą komunikują się. W efekcie dystrybucja może zbierać zamówienia w trybie just-in-time nawet na produkty niestandardowe. Front office oznacza możliwość szybkiej przebudowy systemu i prowadzenia przy nim "doraźnych prac modernizacyjnych". Jest to zestaw narzędzi do obsługi centrów wsparcia technicznego, serwisu, budowy i przekształcania spersonalizowanego systemu składania zamówień oraz zbierania informacji o zachowaniach konsumenckich klientów. System taki będzie uzupełniony o dwa wielkie moduły, odgrywające wielką rolę - SCM i CRM. Outsourcing systemowy to usługi związane z wypożyczaniem systemów nowej klasy. Ze względu na ich cenę ten rodzaj usługi zapewne będzie powszechny. Miejsce nowych MIS jest w tego typu systemach nadrzędne. Będą one przetwarzać obecnie informacje z różnych źródeł - nie tylko z samej firmy, ale i dane zewnętrzne (dotyczące np. krótko- i długoterminowego horyzontu inwestycyjnego i trendów w danej branży, rentowności w poszczególnych oddziałach firmy, wydajności na zatrudnionego, dystrybucji) zamieniając je w prognozy. Być może będą one konstruowane częściowo z pomocą aplikacji zbudowanych na bazie sieci neuronowych III generacji. MIS będą służyć do wspomagania procesu decyzyjnego - dostarczać wszystkich żądanych danych i pierwotnych analiz, które następnie konsultanci i analitycy firmy mogą zamieniać już w raporcie i oceniać w czasie rzeczywistym, przedstawiając od razu wnioski zarządowi. GRONA BEZPIECZEŃSTWA. Jednak takie rozwiązanie wymaga znacznych zmian. Np. wymiana danych między aplikacjami różnych firm wymagałaby praktycznie zbudowania od podstaw nowego systemu bezpieczeństwa i poufności danych, zmiany mentalności całego managementu w zakresie zarządzania i obiegu informacji oraz zaistnienia sytuacji, w której w firmie ze względów bezpieczeństwa jest przynajmniej jedno rezerwowe połączenie z firmami partnerskimi (czy raczej z ich aplikacjami). Jednak według Gartner Group ten model zarządzania ma zostać przejęty przez rynek w ciągu najbliższych pięciu lat. Zupełnie odmienne wnioski wysnuwa z kształtowania się struktur zarządzania James Randall. Jego zdaniem w najbliższym czasie nastąpi całkowita przebudowa systemów do wspierania zarządzania. Przyjmą one strukturę gronową, podobnie jak firmy. Miałyby się one składać z autonomicznych aplikacji współpracujących ze sobą poprzez Internet bądź korporacyjne intranety. Jedynym elementem cząstkowym w nich byłby fragment modułu księgowego. Dopiero połączenie wszystkich tych fragmentów i współpraca, jako z bazą danych, aplikacji F-K w sektorze finansowo-księgowym "twardego jądra" firmy, tworzyłaby jej system rozliczeń. Aplikacje MIS zaś wykonywałyby zadania wspierania zarządzania zespołami gronowymi. Dla tego celu wyposażone byłyby w sieci neuronowe generujące "podpowiedzi" w procesie decyzyjnym, dotyczące trendów, jakie staną się dominujące na rynku w obszarze działania danego grona. Takie same aplikacje, ale ze znacznie rozbudowaną siecią neuronową, znajdowałyby się w strukturze analitycznej. Dane między aplikacjami byłyby wymieniane automatycznie, a każda z nich umożliwiałaby samodzielne funkcjonowanie systemu, w jakim działa. W SYSTEMACH I SAMODZIELNIE. Tymczasem jednak aplikacje i moduły MiS są obecne i jako aplikacje samodzielne, współdziałające z rozwiązaniami ERP oraz aplikacjami wspierania zarządzania różnych firm, i jako moduły wielkich systemów ERP/MIS. Sprawdzają się dobrze w obu rolach, ale na rynku polskim są ciągle mniej popularne niż np. aplikacje specjalizowane czy wspierające zarządzanie finansami. Ich czas, według analityków, jeszcze nie nadszedł, ale prawdopodobnie do końca 2003 r. staną się elementami środowiska informatycznego w firmach spotykanymi tak często, jak obecnie aplikacje i moduły F-K. Polski rynek MIS dzieli się na dwa obszary. Segment wielkiego użytkownika korporacyjnego zdominowały niemal całkowicie rozwiązania największych zachodnich koncernów informatycznych: JBA, SAP, Baan, Oracle, JDEdwards, Scala. Tylko MIS Oracle'a nie jest częścią systemu ERP/MIS, ale rozwiązaniem konfigurowalnym "on demand" budowanym z dostarczonych przez producenta narzędzi programistycznych. Oracle jest przy tym liderem w zakresie MIS na rynku FMCG (Fast Moving Consumer Goods). Dzieje się tak najprawdopodobniej dlatego, że jest to rynek wymagający MIS, które poddają się łatwemu przekonfigurowaniu, nastawionych głownie na obsługę rozległych sieci dystrybucyjnych. Z kolei pozostałe firmy, których MIS jest modułem lub aplikacją zintegrowaną w systemach ERP/MIS zajmują głównie segment firm produkcyjnych i usługowych. Z kolei MIS dla firm średnich jest domeną polskich przedsiębiorstw. Ich twórcami są zarówno podmioty znane na rynku teleinformatycznym (np. giełdowy Computerland), jak i firmy mniejsze, np. Ikar Ltd, gdzie MIS jest częścią systemu wspierania zarządzania Orion, przeznaczonego dla średniej firmy. Jednocześnie taka część rynku jest najtrudniejsza do oceny. O ile bowiem w przypadku segmentu dużego klienta korporacyjnego można stwierdzić, że w razie instalacji niemal każdego systemu ERP zostanie również zaimplementowana aplikacja bądź pakiet MIS, o tyle średnie firmy kupują najczęściej te aplikacje nie łącząc ich z żadnym określonym systemem czy nowo wdrażanym środowiskiem lub platformą. W efekcie segment MIS dla firm średnich oceniany jest przez analityków rozbieżnie: od 2-3 instalacji aplikacji tego typu miesięcznie do 120-150 rocznie! Wiadomo jednak, że aplikacje MIS najczęściej instalują firmy z sektora FMCG i produkcyjne; tam ich implementacja przynosi bowiem w szybkim czasie wymierne korzyści. A LA ZACHÓD. Przegląd systemów i aplikacji MIS dostępnych na polskim rynku warto zacząć od "najwyższej półki", czyli dużego klienta korporacyjnego. Tu niemal każda z największych firm software'owych produkujących systemy do wspierania zarządzania ma gotowe rozwiązanie. Ciekawe jednak, że w większości systemów ERP nie ma jednolitego modułu czy pakietu, który można by nazwać aplikacją MIS. Do tego celu służą rozproszone w systemie narzędzia, za pomocą których można generować dane porównawcze bądź uzyskiwać wyciągi z baz danych. Nie są one jednak ze sobą powiązane i zwykle nie można kreować z ich pomocą jednolitych wniosków; wymaga to pracy analitycznej. Są wiec to raczej środowiska MIS niż konkretne aplikacje. Często zresztą ukrywają się pod różnymi, nie odzwierciedlającymi powiązań funkcjonalnych nazwami. Tak jest np. w systemie ERP Scala 5.1 szwedzkiej Scali. Rdzeniem tego systemu jest moduł General Ledger sterujący wszystkimi przepływami finansowymi w systemie oraz monitorujący i koordynujący je. Wspomagany jest przez moduły sprzedaży, supportu i serwisu, kadrowo-płacowy, magazynowe. Otóż Executive Information Solution (EIS), czyli MIS Scali 5.1 jest rozszerzeniem modułu General Ledger, swoistą "czapką software'ową", pozwalającą na rozpoznawanie i selekcjonowanie wszystkich rodzajów przepływów finansowych z poszczególnymi klientami bądź ich zespołami (branżami, organizacjami terytorialnymi). Powiązany jest z modułem ScaView, stanowiącym generator zapytań, powiązany z bazą transakcyjną. Producent określa tę aplikację jako "desktopowy system OLAP" twierdząc, że przy jego użyciu można otrzymać odpowiedź zarówno w formie numerycznej, jak i graficznej, na dowolne zapytanie dotyczące przepływów transakcyjnych. Podobnie dzieje się w systemie ERP firmy JDEdwards. Ten wykonany za pomocą narzędzi CASE system, posiada generatory zapytań odnoszące się do bazy danych sprzedaży i produkcji oraz narzędzia do zarządzania kontraktami, zmianami, jakością, workflow, planowania budżetu i kontroli przepływów finansowych. Do wszystkich tych aplikacji istnieją generatory raportów, których wyniki można przedstawić w postaci zbiorczej (zarówno jako zbiór danych, jak i w postaci graficznej). System umożliwia też rozproszone przetwarzanie danych za pomocą internetowej aplikacji CNC (Configurable Network System). Tak więc i tu mamy do czynienia nie tyle z aplikacją MIS, co ze środowiskiem tego typu. Również najpotężniejszy ze znanych systemów ERP - SAP R/3, mimo specyfikacji producenta nie dysponuje jednolitym pakietem MIS, a raczej zespołem aplikacji tego typu. Jest to jednak rozwiązanie nietypowe ze względu na konstrukcję systemu. Ma on nie tylko kierować procesem produkcyjnym, dystrybucją, sprzedażą i przepływami finansowymi w firmie, systemem kadrowo-płacowym czy zarządzaniem jakością, ale i dostarczać w czasie rzeczywistym danych, umożliwiających planowanie krótko i długoterminowe oraz analizy finansowe i inwestycyjne. W SAP R/3 podstawową aplikacją MIS jest Controlling Przedsięwzięć (EC). Jest to, podobnie jak EIS Scali 5.1, wspomniana czapka software'owa, umiejscowiona w hierarchii systemu powyżej wszystkich innych modułów. Umożliwia ona kontrolę czynników wpływających na pozycję firmy na rynku oraz jej własnych wskaźników eksploatacyjnych. Stosuje w tym celu zarówno zapytania, jak i dane generowane przez inne aplikacje. Ta wielka aplikacja ma osobne moduły planowania biznesowego, rachunku centrów zysku czy konsolidacji, wspomagające zarządzanie holdingiem bądź grupą kapitałową. Controlling Przedsięwzięć zbiera dane z wszystkich innych modułów i przechowuje je we własnej bazie danych. EC jest przeznaczony dla kadry zarządzającej wysokiego szczebla, która nie potrzebując informacji tak bardzo szczegółowych, musi mieć dostęp na bieżąco do najważniejszych informacji o kondycji firmy i działaniach w punktach newralgicznych, gdzie najłatwiej może ujawnić się błąd w zarządzaniu nią. Dodatkowym usprawnieniem dla takiej właśnie grupy użytkowników jest system ciągłego wczesnego ostrzegania. Jeżeli wskaźniki otrzymane w trakcie analizy są mniejsze od zaplanowanych (ujemne), wówczas wyniki generowane przez system będą mieć kolor czerwony, jeśli będą większe (dodatnie), zostaną przedstawione na zielono. W ten sposób określenie miejsc newralgicznych albo obszarów działania wymagających natychmiastowej interwencji jest ułatwione. Jednak to nie wszystkie aplikacje pełniące rolę MIS. W R/3 osobnym systemem jest Kontrola Zarządzania Jakością (QM Control) i System Informowania o Zarządzaniu Jakością (QMIS). System powiązany głownie z modułami produkcyjnymi ma na celu dostarczanie nie tylko informacji o utrzymywaniu reżimów jakościowych, ale i tworzeniem raportów MIS dotyczących trendów jakościowych w firmie, podporządkowania określonym standardom (głównie ISO 9000) i odchyleniom od nich. Jest on wieloczęściowy. Dotyczy bowiem każdego ogniwa działania firmy - od materiałów aż po serwis produktu i każdego ogniwa dotyczy zestaw osobnych parametrów, które mogą być aktualizowane na bieżąco. Podobną budowę ma AIMS - Zaawansowany System Informowania Kierownictwa, wbudowany w JBA System 21. Jest jednak osobną aplikacją, a nie modułem systemu. AIMS dostarcza danych ze wszystkich aplikacji systemu, w jego hierarchii sytuując się ponad nimi. Powiązany jest w szczególności z aplikacjami przepływów finansowych oraz Planowania Zdolności Produkcyjnych i Kontroli Produkcji Planowania Potrzeb Dystrybucyjnych, Prognozowania Popytu, Obsługą Lokalizacji, Analizą Sprzedaży i Konfiguratorem, choć może otrzymywać dane i z pozostałych aplikacji System 21. Dane mogą być dostarczane przez AIMS zarówno w postaci graficznej, jak i numerycznej. Nie generuje on jednak własnej bazy danych. Może pracować i w standardowym rozwiązaniu JBA, i specjalizowanych JBA Food&Beverage, Electronics, Automotive i Style.
Najdalej w kierunku tworzenia środowisk MIS "on demand" poszedł jednak Oracle. Firma nie dostarcza bowiem żadnych gotowych rozwiązań, ale tzw. Decision Support Solutions, czyli Systemy Wspomagania Decyzji. Nie są to jednak, wbrew nazwie, gotowe aplikacje, ale zestawy narzędzi programistycznych do budowy systemów informowania kierownictwa. Zestaw narzędzi Oracle Express Analyzer i Oracle Express Object powiązanych z bazą wielowymiarową zainstalowaną na Oracle Express Server i pobierającą dane z systemów informatycznych (także ERP) istniejących w przedsiębiorstwie umożliwia stworzenie takiego właśnie systemu dokładnie według specyfikacji firmy. Wbudowanie narzędzi do tworzenia hierarchii i atrybutów pozwala na wzbogacenie analiz o możliwość wykonywania operacji drill-down i dynamiczne zmiany układu strony. W efekcie użytkownik będzie mógł szybciej przeanalizować, np. jaki wpływ na jego wyniki sprzedaży miały poszczególne produkty i którzy klienci wygenerowali największy przychód. Zestaw ten pozwala także na:
Narzędzia te dostarczają również informacji potrzebnych do zaplanowania krótkiego i długiego horyzontu finansowego czy inwestycyjnego firmy. Stosunkowo najbardziej tradycyjny w systemach ERP jest Enterprise Information Manager w Baan IV. Moduł ten jest optymalizowany w kierunku wykorzystania narzędzi do analiz zbiorczych. Stad też duża liczba graficznych interpreterów wyników, jak np. Diagram Ischikawy. Podobnie, jak w przypadku R/3, i w Baan IV EIS stanowi aplikację nadrzędną w stosunku do innych komponentów systemu. Korzysta z jego bazy danych oraz z danych uzyskiwanych z poszczególnych komponentów np. Produkcji, Procesów, Dystrybucji, Projektu, Transportu, Serwisu i Finansów. Ma system wczesnego ostrzegania, przedstawiając w formie graficznej, które zmienne przekroczyły założone granice i jaki może mieć to wpływ na stan i działanie firmy. Umożliwia również analizy porównawcze i towarowe. NAD WISŁĄ. Polskie oprogramowanie MIS to najczęściej osobne aplikacje, pracujące pod Windows 95/98 i NT. W niewielu przypadkach są to moduły lub aplikacje wbudowane w pakiety wspomagające zarządzanie przeznaczone dla sektora firm średnich. Zestaw narzędzi stosowanych w tych aplikacjach lub modułach nie różni się zasadniczo od narzędzi używanych w modułach bądź aplikacjach MIS adresowanych do dużego klienta korporacyjnego. Nieco inna jest tylko skala możliwości tych rozwiązań. Samodzielnym dużym pakietem MIS jest System Koma 2000. Jest adresowany głownie do firm nieprodukcyjnych lub wykonujących produkcję prostą. System pobiera dane z aplikacji stosowanych w firmie, dodatkowo generując własne, np. na podstawie danych z raportów sprzedaży. Koma 2000 napisano przy użyciu Informix IV. Ma graficzny interfejs użytkownika i pozwala na obsługę najważniejszych obszarów aktywności przedsiębiorstwa od księgowości finansowej po monitoring, czyli system budżetowania i analiz ekonomicznych. Poszczególne moduły pakietu nie są samodzielne, aczkolwiek mogą wymieniać między sobą dane. System może być rozbudowywany, ale nie obejmuje produkcji bardziej złożonej, która trzeba opisywać za pomocą wielu parametrów. Samodzielne pakiety informowania kierownictwa, przypominające nieco AIMS JBA, to EIS, MIS i DSS Computerlandu. Zbierają informacje z aplikacji do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem - kadrowo-płacowych, finansowo-księgowych i produkcyjnych oraz analitycznych. Pakiety te oczywiście preferują rozwiązania Computerlandu (np. Pro/MIS), ale współdziałają z większością najpopularniejszych aplikacji bądź pakietów F-K, wspomagania produkcji i sprzedaży. Tworzą własne bazy, a wiec można tworzyć własne analizy korzystając z zaawansowanych opcji zapytań. Są łatwo modyfikowalne, wyposażone m.in. w opcje drill-down i dające możliwość szybkiego przetwarzania danych i prowadzenia własnych analiz. Adaptix/IK jest z kolei systemem informowania kierownictwa z pakietu Adaptix krakowskiej spółki Adapta. Jest on nastawiony głównie na śledzenie przepływów finansowych oraz transakcyjnych przedsiębiorstwa. Ma możliwość analizy przepływów pieniężnych (cash flow), struktury należności i zobowiązań, płatników, bilansu na przestrzeni pięciu ostatnich lat finansowych oraz porównania sprzedaży i wyników finansowych. Moduł budżetowania należący do tej aplikacji służy do kontroli wykorzystania inwestycji oraz budowania planów budżetowych na podstawie potrzeb finansowych. Można dzięki niemu także prognozować nakłady i przychody oraz dokonywać porównań wykonania planu i zamierzeń. Można też badań finansową strukturę przedsiębiorstwa. System może współpracować także z innymi aplikacjami do wspomagania zarządzania, ze względu na możliwość tworzenia własnych baz danych. Wyniki raportu mogą być przestawione i w postaci zestawień, i graficznej. Bardzo podobny jest System Informowania Kierownictwa należący do pakietu wspomagania zarządzania Orion firmy Ikar Ltd. W tym przypadku jednak posadowienie pakietu przypomina rozwiązania zastosowane przez SAP czy Scalę. System jest bowiem nadrzędny w stosunku do pozostałych modułów będąc głownie nastawiony na śledzenie przepływów finansowych, sytuacji wewnętrznej firmy oraz sprzedaży. Takie samo rozwiązanie zastosowano w przypadku innych modułów systemowych do informowania kierownictwa np. SIK należącego do Systemu Kompleksowej Obsługi Firm Decsoftu. Najważniejszą różnicą między MIS a polskimi SIK oprócz funkcjonalności i możliwości jest orientacja. Pakiety i aplikacje zachodnie nastawione są głównie na prognozowanie i analizowanie, natomiast polskie - na kontrole przepływów finansowych. Być może jest to specyfika rynku, na który zostały przeznaczone, ale ze względu na rosnący stopień komplikacji operacji biznesowych, w jakich uczestniczą polskie firmy, być może wkrótce krajowe rozwiązania będą musiały ulec pewnej przebudowie i również uwzględniać w większym stopniu analizy i prognozowanie.
|
|